İÇ KONTROL DEPARTMANI

1.1 Bölüm, MARATHON GROUP‘un bağımsız bir yapısal birimidir ve yapısal birimlerinin ve alt birimlerinin işlevsel faaliyetleri ile bu yapısal birimlerin ve alt kuruluşların çalışanlarının hizmet faaliyetleri üzerinde iç kontrol tedbirlerini yürütür.

1.2. Departman faaliyetleri tarafından yönlendirilir.

1.3. Departman, görevlerini yerine getirirken ve haklarını kullanırken şirketin yapısal birimleri ve bağlı organları ile etkileşim halindedir.

II. Bölümün faaliyeti:

2.1. Departman aşağıdaki alanlarda faaliyet göstermektedir:

2.2. Şirkette kontrol tedbirlerini oluşturur ve uygular;

2.3. Şirketin faaliyetleri ile ilgili analitik çalışmalar;

2.4. Şirket faaliyetleri ile stratejik planlama çalışmaları yürütür;

2.5. Kurulları, şirketin yapısal birimlerinin ve işletmelerinin organizasyonunun birçok örneğini içerir;

III. Bölümün görevleri:

3.1. Departmanın sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

3.2.Şirket faaliyetlerini iyileştirmek için önerilerde bulunmak;

3.3. bölümün faaliyetlerini düzenleyen ve uygulanan iç kontrol sistemini düzenleyen normatif-yöntemsel temeli oluşturmak ve geliştirmek;

3.4. Şirketin yapısal birimlerinin ve bağlı kuruluşlarının çalışmalarını koordine etmek;

3.5. Kanuni işlemlerin, alınan kararların ve ayrıca Bakanlığın emir ve direktiflerinin yürütülmesi üzerinde kontrol sağlamak, uygulamalarını düzenli olarak özetlemek;

3.6. Şirketin faaliyetlerini düzenleyen kanuni işlemler hakkında teklifte bulunmak;

3.7. Şirketin yapısal birimlerinde ve bağlı kuruluşlarında yürütme disiplini ile üst devlet organları ve bakanlık liderliğinde kontrol edilen belgelerin zamanında ve doğru şekilde yürütülmesini kontrol etmek;

3.8. Şirketin yapısal birimlerinin ve alt birimlerinin faaliyetleri ile bunların eksiksizliği ve kalitesi hakkında raporların zamanında sunulmasını kontrol etmek;

3.9. Yetkisi dahilindeki konularda kontrol şekil ve yöntemlerini belirlemek ve geliştirmek, şirkette icra disiplininin denetimine yönelik planlar hazırlamak;

3.10. Bu Yönetmelik ile verilen yetkiler dahilinde şirketin yapısal bölümlerinde ve bağlı kuruluşlarında hizmet teftişleri, iç denetimler ve izleme dahil olmak üzere iç kontrol tedbirlerini gerçekleştirmek;

3.11. Şirketin faaliyetleri ve faaliyet yönleri hakkında ayrı konularda genellemeler yapmak, analizler yapmak ve önerilerde bulunmak;

3.12. Reformların bir sonucu olarak, şirketin işlevsel yapısının faaliyetlerini modern gereksinimleri karşılayan yeni iş süreçleri temelinde organize etmek için önlemler almak;

3.13. Faaliyet yönergeleri doğrultusunda yabancı ülkelerin en iyi uygulamalarını incelemek ve yenilikleri uygulamak için şirket yönetimine önerilerde bulunmak, uygulamalarında metodolojik yardımda bulunmak;

3.14. Şirketin yapısal birimleri ile alt birimlerinin idari ve teşkilat ve yönetimsel çalışmalarını iyileştirmek için araştırmalar yapmak ve sonuçları hakkında Bakanlık liderliğine önerilerde bulunmak;

3.15. Şirketin iş planının taslağını hazırlamak;

3.16. Şirketin iş planının uygulanmasını izlemek;

3.17. Şirket faaliyetleri hakkında bilinçlendirme faaliyetlerine katılmak;

3.18. Faaliyet sürecinde mevzuata uygun olarak daire çalışanları tarafından resmi bilgi, devlet ve ticari sırların korunmasını sağlamak;

3.19. Bölümde büro işleri ve gizliliği sağlamak için;

3.20 İç kontrol önlemlerinin sonuçlarını özetler ve Bakanlık liderliğine ilgili önerilerde bulunur;

3.21. Departmanın faaliyetleri hakkında çalışma raporları ve periyodik raporlar hazırlayarak yönetime sunmak;

3.22. Mevzuatla verilen diğer görevleri faaliyet yönergelerine uygun olarak yapmak.

IV. Departman hakları

4. Bölüm, görevlerini yerine getirmek için aşağıdaki haklara sahiptir:

4.2. Şirketin yapısal birimlerinde ve alt organlarında araştırma, iç denetim, izleme, hizmet teftişleri dahil olmak üzere iç kontrol önlemlerinin uygulanmasına ilişkin konuları gündeme getirmek ve uygulamak;

4.3. Verilen görevleri yapmak üzere, şirket yapısal birimleri ve alt birimlerinin çalışanları ile ilgililerini departmana davet etmek, onlardan olayla ilgili gerekli bilgi, referans ve açıklamaları almak;

4.4. Şirketin yapısal bölümleri ve bağlı kuruluşları çalışanları tarafından işlenen ihlallere ilişkin resmi soruşturma ve denetimleri yapmak, iç kontrol önlemleri sonucunda ortaya çıkan ihlallere ilişkin belge, rapor ve bilgileri yapısal birimlerden ve bağlı kuruluşlardan almak, organlar, kontrol önlemleri uygulamak;

4.5. İç kontrol önlemlerinin özelliklerini dikkate alarak ve gerekirse iç kontrol gruplarına dahil edilmek üzere, şirketin yapısal birimlerinden ve alt kuruluşlarından, dış kuruluşlardan uzmanları ve uzmanları dahil etmek için şirket yönetimi ile sorunları gündeme getirmek;

4.6. Bağımsız analiz ve araştırma yapmak, analitik materyaller hazırlamak, şirketin yapısal bölümlerinin ve alt birimlerinin faaliyet alanları ve yönleri hakkında ilgili önerilerde bulunmak;

4.7. Gerekirse, iç kontrol tedbirlerinin kapsadığı dönem için mükerrer tedbirler almak;

V. Departman faaliyetinin organizasyonu

5.1. Departmanın yapısı ve çalışan sayısı Bakan tarafından belirlenir ve onaylanır. Departmanın faaliyetlerine şirket yetkilisi dışında kimse müdahale edemez. Bölümün yapısı Hizmet Teftişleri Sektörü ve İdari Disiplin Kontrol Sektörünü içermektedir.

5.2. Dairenin faaliyetlerine bakan tarafından atanan ve görevden alınan daire başkanı başkanlık eder. Daire başkanı, daireye verilen görev ve hakların yerine getirilmesinden şahsen sorumludur.

5.3. Bakanlığın diğer çalışanları Bakan tarafından atanır ve görevden alınır.

5.4. Şube Müdürü:

5.5. Bölümün faaliyetlerini organize eder ve yönlendirir;

5.6. Alt sektörler ve çalışanlar arasında işi böler, faaliyetlerini koordine eder, iş ve yürütme disiplinine uyumu izler;

5.7. Departmana verilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamak için geliştirilen iş planları ve benzeri diğer belgeleri imzalar ve iş planında öngörülen faaliyetlerin zamanında, eksiksiz ve kaliteli bir şekilde uygulanmasını izler;

5.8. Yönetim Kurulu toplantılarını düzenler, toplantı tutanaklarının ve görüşülen konulara ilişkin kararların kalite ve eksiksizliğini sağlar;

5.8. Bölümün faaliyetleri ile ilgili konuların şirket yönetim kurulu ile müzakeresini başlatır, bu konuların yönetim kurulu tarafından görüşülmek üzere hazırlanmasını sağlar;

5.9. Bölüm çalışanlarına yönelik teşvik ve disiplin cezaları için şirket yönetimine sunumlar yapar;

5.10. Bölümün kendisine verilen görevlerinin yerine getirilmesi için şirketin diğer yapısal birimlerinden ve bağlı kuruluşlarından gerekli bilgi ve belgeleri alır;

5.11. Daire Başkanlığına ulaşan idari evrak, başvuru, şikayet ve önerilerin kanunun öngördüğü şekilde değerlendirilmesini organize eder;

5.12. Bölümün faaliyetlerini iyileştirmek için önlemler alır ve şirket yönetimine önerilerde bulunur;

5.13. Milletvekilinin bazı yetkilerini kullanması talimatını verir;

5.14. Bölümü temsil eder.

5.15. Yetkisi dahilindeki diğer sorunları çözer;

VI. Bölüm yapısında yer alan sektörlerin görevleri:

6.1. Hizmet denetimleri sektörünün sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

6.2. Kamu hizmeti, iş ve diğer mevzuat ihlalleriyle bağlantılı olarak iç kontrol önlemlerinin sonuçları da dahil olmak üzere, şirketin yapısal birimlerinde çalışan çalışanların resmi denetimlerini yapmak;

6.3. Şirketin yapısal birimlerinde karmaşık ve tematik iç denetimlerin yürütülmesini sağlamak ve sonuçları özetlemek, ayrıca denetim sonuçlarına ilişkin materyallerin şirket yönetimine sunulması, çalışanlardan bilgi, referans ve açıklamaların alınması ve ilgili kişiler;

6.4. Şirketin yapısal birimlerinde yürütülen iç denetim ve izleme faaliyetleri sırasında girişimcilerin ve vatandaşların haklarının ihlal edilmesi durumunda, çalışanların eylemlerinin ilgili mevzuat gereklerine ve organizasyonel ve idari düzenlemelere uygunluğunu yerinde araştırmak, belgeler;
bölüm çalışanları tarafından mevcut yasal düzenlemelerin, organizasyonel ve idari belgelerin incelenmesini organize etmek, bununla bağlantılı olarak bölüm içinde ilgili eğitimleri düzenlemek;

6.5. Faaliyet alanlarına ilişkin yasal düzenlemelerin, organizasyonel ve idari belgelerin taslağının hazırlanmasına veya hazırlanmasına katılmak;

6.6. İç kontrol faaliyetlerini sağlamak için elektronik bilgi sistemi oluşturmak;
6.7. Mevzuatla verilen diğer görevleri faaliyet yönergelerine uygun olarak yapmak.